Qui sommes nous ?

Votre Secrétariat est une société spécialisée dans la prise en charge de la permanence téléphonique pour les professions libérales, médicales, paramédicales, artisans, TPE et PME.

Votre Problématique

  • Perte d’appels, de clients, de contrats par manque de temps et d’organisation.

  • Mauvaise gestion de votre planning.

  • Un contact téléphonique non professionnel et peu qualifiant.

  • Souhait de se concentrer sur son cœur de métier à temps plein.

Notre Réponse

  • Avoir un contact rapide et en direct pour l’appelant.

  • Qualifier et optimiser l’appel pour le donneur d’ordre.

  • S’adapter à votre rythme de travail, à vos contraintes et à vos exigences.

  • Créer un vrai prolongement de votre entreprise : « nous sommes votre voix ».
  • Offrir un service réactif et sur mesure aussi bien dans le temps que pour le type de prestation.

  • Créer un vrai prolongement de votre entreprise : « nous sommes votre voix ».
  • Proposer un contact humain grâce à une équipe réduite pour une plus grande proximité avec l’interlocuteur.

  • Octroyer une amplitude horaire importante par un service hebdomadaire continu.

  • Assurer une qualité et un confort de service par les moyens mis place (équipements dernier cris).
  • Garantir une sécurité du décroché par la continuité de la prestation même en cas de coup dur via une permanence externe de secours.

Le contact direct entre une entreprise et sa clientèle est essentiel pour établir une relation pérenne et plus humaine ! Grâce à la fiabilité, la flexibilité de nos outils et à une expertise de plus de 13 ans, nous pouvons vous proposer un accueil téléphonique de qualité et au plus près de vos besoins.

La mise en œuvre
d’une prestation

Tout commence idéalement par une rencontre chez le client afin de se connaitre humainement et d’établir la localisation de son lieu de travail (son contexte géographique). Si ce contact n’est pas possible alors nous le faisons par téléphone et en complément par mail pour avoir une trace écrite des informations échangées.

« On apprend à se connaitre »

Nous créons ensuite une page web dédiée au client avec les rensei-gnements utiles à la prestation qu’il valide. La mise en place se fait en moyenne en 3 ou 4 jours grâce à notre expertise dans le domaine et quel que soit le type d’activité.

« 3-4 jours, on peut commencer à travailler …
on a toujours réussi à le faire »

Au début, il y a toujours une période d’essai établi à partir d’une trame de base qui va évoluer au fur et à mesure pour s’adapter au mieux avec le contexte métier du client. Si le mode opératoire n’est pas satisfaisant, on se rencontre à nouveau pour le corriger et l’affiner.

« Rien n’est figé »

L’utilisation des outils mis à disposition au donneur d’ordre sont intuitifs et très simples à appréhender mais si le besoin s’en fait sentir une formation d’une demi-heure en présentiel ou à distance est effectuée par nos soins.

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Notre domaine d’intervention

Nous sommes un prestataire de services. Notre cœur de métier est la gestion d’appels entrants mais nous apportons plus qu’un standard, un call-center ou une plateforme téléphonique.

« Nous vous accompagnons dans votre vie professionnelle de tous les jours ! »

L’appel à nos services peut se faire de manière continue ou ponctuelle (en complément d’une période de vacances, d’une pause déjeuner, lors de rendez-vous, d’un mi-temps, d’un 35h, etc.).

Notre prestation

  • La mise en place d’un pré-décroché personnalisé

  • L’accueil téléphonique des appelants

  • La qualification de l’appel

  • Le transfert de l’appel (si nécessaire)

  • La prise de message

  • La prise de rendez-vous (gestion de planning)

  • La mise à disposition d’un extranet sécurisé (agenda, messagerie, tableau de suivi des actions) et/ou d’une application smartphone avec synchronisation en temps réel (24h/24 et 365j/an)

  • L’activation automatique d’un répondeur dédié en dehors des heures de permanence

Notre principale cible clientèle

  • Les professions médicales et paramédicales

  • Les professions libérales / commerçants

  • Les entreprises : artisans, TPE, PME.

Notre couverture géographique

  • Clients les plus proches : Millau

  • Clients les plus éloignés : Limoges, Lille

  • Départements principaux : Aveyron, Tarn, Lot, Cantal, Lot-et-Garonne, Seine-et-Marne.

Nos tarifs

La facturation est liée au nombre d’appels traités et s’articule comme suit :

SARL Votre Secrétariat
59 bis rue Montplaisir
12100 Millau

Tél. : 05.65.58.55.10
contact@votre-secretariat.com
www.votre-secretariat.com